Carta della qualità dei Servizi

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  I.     Presentazione

Che cos'è la carta di qualità dei servizi

La Carta della qualità dei servizi risponde all'esigenza di fissare principi e regole nel rapporto tra le amministrazioni che erogano servizi e i cittadini che ne usufruiscono.

Essa costituisce un vero e proprio "patto" con gli utenti, uno strumento di comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalità e gli standard promessi, di verificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere le proprie valutazioni anche attraverso forme di reclamo.

L'adozione della Carta dei servizi negli istituti del Ministero per i beni e le attività culturali si inserisce in una serie di iniziative volte a promuovere una più ampia valorizzazione del patrimonio culturale in essi conservato e ad adeguare per quanto possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l'organizzazione delle attività alle aspettative degli utenti.

La Carta sarà aggiornata periodicamente per consolidare i livelli di qualità raggiunti e registrare i cambiamenti positivi intervenuti attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento, che possono scaturire anche dal monitoraggio periodico dell'opinione degli utenti.

I  principi

Nello svolgimento della propria attività istituzionale l'Archivio di Stato di Oristano si ispira ai "principi fondamentali" contenuti nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994:

uguaglianza e imparzialità

I servizi sono resi sulla base del principio dell'uguaglianza, garantendo un uguale trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso, lingua, religione, opinione politica.

Questo Archivio si adopererà per rimuovere eventuali inefficienze e promuovere iniziative volte a facilitare l'accesso e la fruizione ai cittadini stranieri, alle persone con disabilità motoria, sensoriale, cognitiva e agli individui svantaggiati dal punto di vista sociale e culturale.

Gli strumenti e le attività di informazione, comunicazione, documentazione, assistenza scientifica alla ricerca, educazione e didattica sono comunque improntati a criteri di obiettività, giustizia e imparzialità.

continuità

L'Archivio garantisce continuità e regolarità nell'erogazione dei servizi. In caso di difficoltà e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti e ad adottare tutti i provvedimenti necessari per ridurre al mi-nimo i disagi.

partecipazione

L'Istituto promuove l'informazione sulle attività svolte e, nell'operare le scelte di gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti formulati dagli utenti, in forma singola o associata.

efficienza ed efficacia

Il direttore e lo staff dell'Archivio perseguono l'obiettivo del continuo miglioramento dell'efficienza e dell'efficacia del servizio, adottando le soluzioni tecnologiche, organizzative e procedurali più funzionali allo scopo.

  

II.     Descrizione della Struttura

L'Archivio di Stato di Oristano, istituito nel 1974, in seguito all'istituzione della Provincia, è un organo periferico del Ministero per i Beni e le Attività Culturali.

Sede

Attualmente l'Archivio, situato in città, in p.zza Ungheria 9, è ubicato in una palazzina di recente costruzione, destinata a civili abitazioni, sorta su una precedente struttura di tipo industriale e nota in città come Pastificio Putzu.

E' dislocato in una zona lontana dal centro storico ma attigua alla stazione ferroviaria, con grandevantaggio per gli utenti provenienti dal teritorio circostante; non mancano comunque le fermate dei trasporti urbani e un ampio parcheggio per chi utilizza l'auto.

L'Istituto è strutturato in due parti contigue e distinte, articolate su due piani: la prima sulla sinistra è destinata esclusivamente agli uffucu amministrativi (direzione, segreteria, ragioneria ecc.) la seconda all'Archivio; al piano terra vi sono depositi e al primo piano, oltre ad un'ampia zona destinata ancora a deposito, la Sala di Consultazione, la Sala Conferenze e la Biblioteca.

La storia

La creazione della Provincia di Oristano disposta con legge 16 giugno 1974, n.306 portò all'istituzione di nuovi uffucu statali tra cui l'Archivio di Stato. In realtà le origini dell'Istituto risalgono ad anni precedenti.

Già agli inizi del Novecento, l'esigenza di disporre di un Archivio ove conservare la documentazione degli uffici dello Stato ma anche di Enti pubblici e privati era molto sentita in città, tanto che l'Amministrazione comunale di Oristano nella seduta del 21 dicembre 1958 (verb. n. 142) deliberò la proposta di istituire una sottosezione di Archivio di Stato in città, stante la presenza di <>. Il Comune si impegnava ad assumersi l'onere dei locali ma non quello per il personale e gli arredi, come invece prescriveva l'art.11, comma 2 della L.2006/1939. La delibera non sortì l'effetto sperato giacchè il Ministero dell'Interno, da cui allora dipendevano gli Archivi, non poteva garantire le risorse necessarie. Dieci anni dopoin virtù della nuova normativa archivistica (dpr. 1409/1963), il vecchio progetto istitutivo ebbe miglior sorte e il 24 aprile 1968, la proposta fu discussa dal Consiglio Superiore degli Archivi che espresse parere favorevole alla creazione di una Sezione, affidandole, forse in virtù dei suoi trascorsi storici e dell'esistenza nel territorio di notevole materiale documentario da depositare, "il compito propulsivo di attività culturali e di ricerca storica". I passi successivi furono l'individuazione di locali per la neonata Sezione d'Archivio; nel 1973 dopo attenta valutazione e verifica fu stipulato il contratto d'affitto e l'Istituto iniziò a funzionare pur dipendendo dall'Archivio di Stato di Cagliari.

Nel 1974 la Sezione si trasformò definitivamente in Archivio di stato.

Missione e compiti istituzionali

L'Archivio di Stato di Oristano provvede alla conservazione, tutela e valorizzazione del patrimonio documentario dello Stato. In particolare conserva i documenti degli organi giudiziari e amministrativi degli uffici statali della provincia, non più occorrenti alle esigenze dell'attività amministrativa, ammontante a 4 km. di scaffalatura. Cura lo studio, la ricerca, l'ordinamento, l'inventariazione, la riproduzione dei documenti conservati.

Svolge servizio al pubblico per la fruizione del patrimonio e assume iniziative per la sua promozione e valorizzazione.

Esercita la sorveglianza sugli archivi degli uffici statali della provincia al fine del loro versamento.

Obiettivi specifici

Gli obiettivi dell'Archivio di Stato di Oristano sono i seguenti:

•         accrescimento del proprio patrimonio archivistico mediante versamenti, depositi, donazioni e acquisti.

•       promozione della conoscenza, valorizzazione e massima fruizione del patrimonio archivistico conservato, richiamo di utenze remote.

•        collaborazione con Enti di cultura, Università e organismi scolastici per iniziative finalizzate alla conoscenza e valorizzazione del patrimonio archivistico.

Progetti

  • Digitalizzazione e descrizione del patrimonio cartografico conservato (secc. XIX-XX)
  • Messa in rete degli inventari delle Istituzioni scolastiche

  

  

Struttura organizzativa

Direttore

dott.ssa Carla Ferrante      (carla.ferrante@beniculturali.it)

Segreteria e Archivio

sig.ra Clara Putzolu                                 

sig. Salvatore Angelo Mastinu     

Uffici Amministrativo-contabili

rag. Giuseppe Princiotta                        

rag. Silvia Paderi                                     

rag. Maria Alda Figus                             

collaboratore

sig.Giuseppe Pes            

    

                           

Sala di Studio

geom. Massimo Paolo Di Cicco               

collaboratori

sig. Franco Masili                                   

sig. Livio Vargiu          

Biblioteca

rag. Maria Alda Figus                             


       

Valorizzazione - Eventi Culturali - Didattica

dott.ssa Michela Poddigue                    


        

Servizi informatici

LAN

rag. Maria Alda Figus                            

Sito WEB

dott.ssa Carla Ferrante                           

geom. Massimo Paolo Di Cicco              

  

Ufficio Relazioni con il Pubblico

dott.ssa Carla Ferrante                            

per gli aspetti amministrativo-contabili

rag. Giuseppe Princiotta                         

rag. Maria Alda Figus                               

  

per gli aspetti culturali

dott.ssa Michela Poddigue                       

geom. Massimo Paolo Di Cicco                

rag. Silvia Paderi                                      

    

           

Sala di studio

La Sala di Studio, adibita alla consultazione dei documenti, è aperta liberamente e gratuitamente al pubblico per motivi di studio.

La consultazione è vincolata alla esibizione di un documento di riconoscimento e alla compilazione della domanda di ammissione con validità per l'anno solare in corso; nella domanda di ammissione vengono riportati i dati personali, l'oggetto e la finalità della ricerca. I dati personali vengono utilizzati esclusivamente a fini statistici, nel rispetto del d. lgs 196/2003

La sala di studio dell'Archivio di Stato di Oristano ha una capacità ricettiva di 20 postazioni, dotate di prese di alimentazione elettrica per PC portatili.

Possono essere richieste otto unità archivistiche di mattina dalle 8,30 alle 13,30 e quattro al pomeriggio dalle 14,30 alle 17,30.

La distribuzione avviene tutti i giorni durante l'orario di apertura dell'Istituto.

Tempo di attesa: non più di 15 minuti.

E' possibile, la prenotazione a distanza tramite posta elettronica (as-or@beniculturali.it).

Personale addetto alla sala di studio garantisce il supporto alla ricerca.

Fruizione

I documenti sono liberamente e gratuitamente consultabili per motivi di studio o per motivi giuridico-amministrativi da qualunque cittadino italiano o straniero.

Sono esclusi dalla consultazione, o consultabili con procedure particolari, i documenti di carattere riservato e quelli contenenti dati sensibili, di cui agli articoli 122-126 del "Codice dei beni culturali e del paesaggio" (d. lgs 22 gennaio 2004, n.42 e successive integrazioni).

L'elenco delle serie archivistiche non disponibili viene affisso in sala di studio.

Biblioteca

Agli studiosi è concessa, previa richiesta, la consultazione dei testi conservati nella biblioteca d'Istituto.

Ricerche a distanza

La descrizione dei fondi archivistici conservati è disponibile in rete (www.archivi-sias.it).

E' possibile comunque richiedere ulteriori notizie sulla documentazione conservata facendone richiesta scritta diretta al direttore dell'Archivio e inviandola via e-mail (as-or@beniculturali.it) o per fax (0783310530) o per posta (p.zza Ungheria 9 - ex pastificio Putzu, 09170 Oristano).  

Le ricerche per corrispondenza devono indicare in maniera chiara ed esplicita l'oggetto; esse vengono evase entro un tempo massimo di 30 giorni.

Impegni e standard di qualità

Accesso

Orario di apertura dell'Istituto 42 ore così distribuite:

lunedì - martedì - giovedì   ore 8,00 - 18,00

mercoledì - venerdì             ore 8,00 - 14,00

L'Archivio rimane  chiuso nei giorni di sabato, di domenica e nei giorni festivi, compreso il 13 febbraio, festa del santo patrono.

Accoglienza

Gli utenti vengono accolti dal personale addetto ai servizi di vigilanza, accompagnati nella sala di studio, dove prendono visione del regolamento della sala di studio e delle tariffe sui servizi di fotoriproduzione.

La sala di studio è accessibile alle persone con disabilità.

Efficacia della mediazione

Il personale presente in Sala assicura assistenza alla ricerca.

I fondi archivistici sono dotati di strumenti di consultazione quali inventari, elenchi, indici e banche dati.

La biblioteca è accessibile tramite catalogo elettronico e una parte della raccolta è disponibile all'interno dell'OPAC/SBN.

Riproduzione e rilascio copie

E' possibile richiedere a pagamento, anche tramite e-mail o fax, il rilascio di copie. La riproduzione viene eseguita dall'Istituto con scanner e viene rilasciata nei tempi necessari alla lavorazione, proporzionati al numero delle copie richieste. L'utente può richiedere di eseguire con la propria fotocamera digitale la riproduzione qualora l'Archivio non abbia acquisito l'immagine richiesta nella propria banca dati.

Il tariffario per la riproduzione dei documenti è consultabile nella sala di studio, insieme al regolamento interno dell'Istituto e nel sito web dell'Istituto.

Il rilascio delle copie autenticate per uso giuridico-amministrativo avviene entro 7 giorni dalla richiesta.

  

Tutela e partecipazione

Reclami, proposte, suggerimenti

Se gli utenti riscontrano il mancato rispetto degli impegni contenuti nella carta di qualità dei servizi, possono avanzare reclami puntuali utilizzando il modulo allegato o i moduli disponibili nella sala di studio.

I suddetti moduli potranno essere consegnati al personale della sala studio o inviati via e-mail (as-or@beniculturali.it), fax (0783310530) o posta ordinaria (p.zza Ungheria 9 - ex pastificio Putzu, 09170 Oristano).

L'Archivio effettua un monitoraggio continuo dei reclami e si impegna a rispondere entro 30 giorni.

In caso di reclami motivati, quale forma di ristoro per il pregiudizio arrecato, gli utenti verranno inseriti nella lista di persone da invitare in occasione di mostre, manifestazioni e convegni.

Gli utenti sono invitati a formulare proposte e suggerimenti volti al miglioramento dell'organizzazione e dell'erogazione dei servizi.

Diffusione, revisione e aggiornamento

La carta della qualità dei servizi, disponibile nel sito web dell'Istituto, sarà diffusa all'ingresso della sala di studio.

La carta sarà oggetto di aggiornamento periodico per verificare i livelli di qualità raggiunta e registrare le modifiche intervenute anche in rapporto ai suggerimenti e alle richieste dell'utenza.